Proveeduría Institucional

Base legal

Por Decreto Ejecutivo No. 9610-T, publicado en La Gaceta No. 40 del 26 de febrero de 1979, se crea la Dirección General de Abastecimiento y Servicios.

Reseña Histórica

La estructura de la Dirección General de Abastecimiento y Servicios, se basó en la que antiguamente tenía el Departamento de Bodegas y el propósito de su creación fue fortalecer la coordinación y eficiencia del abastecimiento y servicio en general mediante una adecuada programación.

A partir del 26 de octubre de 1994, mediante Circular No. 942714 el señor Ministro oficializa la creación de dos Subdirecciones, las cuales tendrán a cargo las áreas de Abastecimiento y la de Servicios.

Posteriormente, el 23 de marzo de 1995, según Circular No. 950349 de la División Administrativa, se establece el Departamento de Control de Transportes, creado por disposición del artículo No. 229 de la Ley No. 7331, Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres.

Además, mediante el Decreto Ejecutivo No.25138-MOPT, publicado en La Gaceta No.95 del 20 de mayo de 1996, se reestructura la División Administrativa, avalada por el documento DM-270-96 del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, fundamentada en el trabajo por procesos y la participación activa de equipos de trabajo, pasando a llamarse Área Administrativa, conformada, entre otras, por la Subárea de Recursos Humanos y Aprovisionamiento.

Mediante el Decreto Ejecutivo No. 26570-MOPT, publicado en La Gaceta No. 09 del 14 de enero de 1998, que deroga el Decreto Ejecutivo No. 25138-MOPT, publicado en La Gaceta No. 95 del 20 de mayo de 1996, se reestructura la División Administrativa para que, se fundamente en el trabajo por procesos, pasando a llamarse Área Administrativa, conformada, entre otras, por la Subárea de Aprovisionamiento.

Después, mediante el Decreto Ejecutivo No. 27917-MOPT, publicado en La Gaceta No. 112 del 10 de junio de 1999, se reestructura el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, pasando el Área Administrativa a ser la Dirección Administrativa y dependiendo del Nivel Superior, conformada, entre otras, por el Departamento de Abastecimiento.

El 30 de agosto del 2000, mediante el Decreto Ejecutivo No.28885-H, publicada en La Gaceta No.166, se crea la Proveeduría Institucional del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, la cual se regirá por lo dispuesto por el Decreto Ejecutivo No. 28656-H, "Reglamento de las Proveedurías Institucionales del Poder Ejecutivo".

Además, en virtud del Decreto Ejecutivo No. 26544-H, publicado en La Gaceta No. 249 del 26 de diciembre de 1997, "Reglamento del Sistema de Bienes de la Administración Central", indica que la función de mantener registros de los bienes de la Institución le corresponde a la Proveeduría Institucional.

Mediante el Decreto Ejecutivo No. 29673-MOPT, publicado en La Gaceta No. 149 del 06 de agosto del 2001, se crea la Dirección de Proveeduría Institucional, dependiendo de la División Administrativa.

Por medio del Decreto Ejecutivo No.30640-H, publicado en el Diario Oficial La Gaceta el 30 de agosto del 2002, se establece el "Reglamento para el funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios de Gobierno", el cual establece las funciones y estructura organizativa básica de la Proveedurías Institucionales, con las siguientes unidades administrativas: Programación y Control, Contrataciones, Almacenamiento y Distribución y la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.

El 21 de mayo del 2003, mediante la Circular DDM-Ofic-N.1590-2003, firmada por el Lic. Randall Castro Vargas, Director de Despacho, se establece temporalmente, mientras se concluye el estudio de reestructuración en el MOPT, una estructura básica para la Proveeduría Institucional la cual consiste de dos Subdirecciones: Subdirección de Contrataciones conformada por el Departamento de Compras, Departamento de Programación, los Asesores Legales y la Unidad de Informática; otra Subdirección de Control de Compras conformada por el Departamento de Control, Departamento de Almacenamiento y Distribución y el Departamento de Registro y Control Patrimonial.

Mediante Oficio No. 03-381 de fecha 23 de mayo del 2003, firmado por MSc. Orlando Cervantes Benavides, Director General de la División Administrativa, dirigido a la Máster Mayela Navarro Picado, Directora de Planeamiento Administrativo, establece que "Para finiquitar el "impasse" acerca del status del Departamento de Control Patrimonial, nuevamente aludido por usted en su Oficio No.PA/2003/165 del pasado 4 de abril y, como ampliación a mi Oficio No.03-276 del 2 de abril de este año, la instruyo para mantener en esa condición el citado Departamento."

Además, mediante Circular DDM-Ofic-2317-2003, de fecha 4 de julio del 2003, firmada por el Lic. Randall Castro Vargas, Oficial Mayor, establece que en atención a una serie de consideraciones, la estructura que temporalmente se definió para la Proveeduría Institucional y se comunico a ustedes mediante Circular DDM-Ofic-N.1590-2003, de 21 de mayo próximo pasado, se revoca.  En consecuencia, a partir del 27 de junio de 2003, dicha dependencia retoma su status quo anterior, en cuanto a la estructura organizativa y las jefaturas se refiere, de modo que la Licenciada Zahira González Jiménez, Mba., se ratifica como Directora y el Licenciado Eduardo Hernández López, como Subdirector.  De igual manera retoman las Jefaturas Departamentales, quienes las ostentaron antes de la modificación.

Posteriormente, mediante Disposición Interna No.2004-0447 del 06 de febrero de 2004, suscrita por el señor Ministro, se trasforma la Proveeduría Institucional en la Dirección de Contrataciones, responsable de realizar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios que requiera la Institución y dependiendo del Nivel Superior.

El 21 de junio del 2005 el señor Ministro, mediante Circular No. DM-3438-2005, y con fundamento en el Informe AG-19-2005 de 17 de mayo del 2005, se deja sin efecto la Disposición Interna No. 2004-0447 de 06 de febrero del 2004 y se crea nuevamente la Proveeduría Institucional, dependiendo de la División Administrativa, conformada por los Departamentos de: Contrataciones, Programación y Control; y la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.

Mediante, la Directriz No.2006-1686 del Despacho del señor Ministro de Obras Públicas y Transportes del 21 de marzo del 2006, se traslada a la Proveeduría Institucional el "Procedimiento de Contratación de Maquinaria".

Finalmente, mediante la Circular No.2007-1941 del 28 de mayo del 2007, de la señora Ministra y con fundamento los oficios DGABCA-NP-551-2005 del 29 de mayo del 2005 y DGABCA-NP-331-07 del 03 de abril del 2007, ambos de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, y el Informe DFOE-OP-27-2006 del 22 de diciembre del 2006, de la Contraloría General de la República, se define la estructura de la Proveeduría Institucional y sus departamentos, a saber: Departamento de Programación y Control, Departamento de Contrataciones y el Departamento de Almacenamiento y Distribución; así como la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones, además se deja sin efecto cualquier circular, escrito, oficio, nota, memorando o disposición que en el pasado se haya tomando en contravención a lo dispuesto, quedando sin efecto alguno.

Funciones

1. Programar, dirigir y tramitar la gestión de contratación administrativa
2. Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda.
3. Recibir, revisar y analizar todo tipo de documentos que amparen o estén relacionados con la actividad de la Proveeduría Institucional y determinar, conforme al ordenamiento jurídico, la modalidad de contratación que corresponda.
4. Registrar y validar oportunamente en el SIAC, el procedimiento de contratación, desde el momento que se comunica la invitación a participar hasta su adjudicación; así como, registrar e integrar la información referente a los Recursos de Objeción y Revocatoria que al respecto se presenten.
5. Llevar un control de los expedientes de cada contratación administrativa y mantener un archivo para la custodia de los documentos recibidos y de los expedientes de cada contratación; así como, velar porque conste en cada expediente, el cumplimiento de los siguientes requisitos previos, sin perjuicio de la responsabilidad que le es propia al órgano o funcionario emisor de la orden de inicio del mismo:
   1. Existencia de la decisión administrativa de dar inicio al procedimiento de contratación, emanada de autoridad competente.
   2. Al expediente se incorporarán todos los documentos relacionados con esa contratación, debidamente foliados y ordenados  cronológicamente.
   3. Que la necesidad de la contratación se encuentre debidamente justificada en el expediente, por quien corresponda.
   4. Verificación presupuestaria.  Cuando el contrato implique erogación de recursos económicos, se constatará que el órgano competente haya verificado la efectiva disponibilidad de recursos para atender la obligación por contraer, o bien la existencia de financiamiento legalmente obtenido, o la obtención, en casos especiales, de las autorizaciones de los entes competentes que correspondan.  Deberá verificarse, asimismo, la existencia del documento de ejecución presupuestaria pertinente, debidamente tramitado conforme la ley, y en su caso certificación emitida por la correspondiente autoridad financiera institucional, en que conste que existen fondos suficientes para hacer frente al eventual obligación pecuniaria.
   5. Verificación de las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicio que se requiera, y cuando corresponda, se verifiquen los plazos de entrega o de ejecución, valor estimado del negocio, entre otros.  Esta verificación deberá ser efectuada atendiendo a la naturaleza del objeto contractual que se promueva y a las circunstancias que en cada caso concurran.
   6. Determinar el procedimiento a seguir, según lo dispuesto por la Ley de Contratación Administrativa y sus Reglamento General.
6. Atender las consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con sus funciones; así como, poner a disposición de todos los interesados un sistema de consulta expedita y de reproducción de documentos pertenecientes a los mismos.
7. Realizar las labores de Planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño de sus funciones; así como elaborar y enviar a publicar, en el Diario Oficial, el programa anual de adquisiciones del Ministerio y sus modificaciones.
8. Confeccionar el cartel o pliego de condiciones y tramitar el procedimiento hasta la emisión de la Orden de Pedido, en licitaciones y Contrataciones directas.
9. Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación con base en los términos que contemple el cartel de licitación, y evaluar las elegibles conforme al sistema y método previsto en aquél, sometiendo sus conclusiones a la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.
10. Remitir al órgano interno designado para tal efecto, la respectiva documentación para que éste elabore el proyecto de formalización contractual cuando ello corresponda y gestione su respectiva suscripción; así como, la obtención del refrendo del Órgano Contralor o la aprobación interna, según corresponda.
11. Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.
12. Recibir, custodiar temporalmente y dar seguimiento a las garantías de participación y de cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos procedimientos de contratación, y recomendar en el ámbito interno del Ministerio lo pertinente en punto a su ejecución o devolución, según corresponda.
13. Tramitar todo lo que corresponda a pagos al exterior, trámite de exenciones de impuestos y desalmacenaje de mercaderías.
14. Realizar los trámites de contratación que se requieran con cargo al fondo de Caja Chica, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
15. Registrar y mantener actualizada la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el Sistema electrónico de Compras gubernamentales (COMPRARED), a fin de brindar información oportuna, confiable, y transparente a los administrados, respetando los procedimientos emanados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
16. Generar en el sistema automatizado de contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado Pedido, únicamente con posterioridad a que el correspondiente acto de adjudicación adquiera firmeza e incluir oportunamente en el Sistema de Presupuesto MOPT los Pedidos generados en el SIGAF; así como, los caducos que correspondan, manteniendo actualizados ambos sistemas.
17. Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de contratos, y en su caso imponer las respectivas sanciones. De imponerse a sanción alguna, deberá comunicar al registro de Proveedores de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. .
18. Mantener actualizado el Registro de Proveedores y de personas físicas y jurídicas inhibidas para contratar con la Administración y el Catálogo de Pedidos y precios de referencia, que administra la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
19. Llevar a cabo los procedimientos administrativos tendentes a establecer la existencia del incumplimiento contractual, determinar y cuantificar los daños y perjuicios ocasionados y ordenar la ejecución de garantías, cuando corresponda.
20. Revisar las Solicitudes de Pedido, verificar su liberación por parte del Ejecutor de Programa, y liberarlas, cuando corresponda, en el Sistema de Presupuesto, Sistema MOPT y el SIGAF.
21. Coordinar sus funciones con las demás dependencias y unidades administrativas del MOPT, del Ministerio de Hacienda y con las entidades externas contraloras, fiscalizadoras y ejecutoras del gasto público.
22. Recibir y verificar en cada caso que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y cumplan con las respectivas condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas contratados. A dichos efectos podrá obtener la asesoría y criterio técnico de las dependencias pertinentes del Ministerio o de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. De lo anterior deberá rendir un informe escrito a la Dependencia correspondiente para la incorporación de la información respectiva en el Registro de Proveedores, y al Proveedor Institucional para la coordinación de la toma de las decisiones sancionatorias o resarcitorias que procedan en derecho, en el supuesto de incumplimientos de los contratistas, previa observancia del debido proceso en cada caso, por quien corresponda.
23. Recibir, almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el Ministerio a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.
24. Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno y en óptimas condiciones de traslado, los bienes adquiridos en acatamiento a lo establecido en el Reglamento de Administración de Bienes emitido por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativas.
25. Cumplir con la legislación vigente y con las normas y procedimientos establecidos en materia de su competencia, dictada por los entes competentes; así como, velar por su cumplimiento en otras dependencias del MOPT.
26. Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere.
27. Participar activamente en Consejos, Comisiones, Juntas Directivas y demás órganos que la normativa vigente estipule o por instrucción de los Jerarcas del Ministerio.
28. Brindar asesoría, en materia de su competencia a todas las dependencias del MOPT, incluyendo a los Consejos; así como, al Sector Transportes y a otras instituciones, cuando así lo soliciten.
29. Ejercer, sobre las dependencias del MOPT, cuando proceda, el mando técnico por medio de directrices, disposiciones y circulares, en las que la naturaleza y especialidad de sus funciones lo demanden; así como, supervisar y evaluar su puesta en práctica.
30. Acatar las disposiciones que, en el ejercicio del mando técnico, ejerzan las dependencias del MOPT, informando de su labor, cuando se le solicite.
31. Rendir informes periódicos al Superior sobre las labores realizadas.
32. Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.

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