Funciones
- Planear, dirigir, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la Proveeduría Institucional.
- Planear, dirigir, organizar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con el control de los bienes patrimoniales de la Institución.
- Programar, dirigir, ejecutar y controlar la realización de inventarios físicos totales, parciales de los bienes, patrimonio del Ministerio; así como mantener registros actualizados de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Ministerio, mediante el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET) que incluye, el valor inicial, la depreciación y la revaluación de cada uno de los bienes.
- Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda.
- Recibir, revisar y analizar todo tipo de documentos que amparen o estén relacionados con la actividad de la Proveeduría Institucional y determinar, conforme al ordenamiento jurídico, la modalidad de contratación que corresponda.
- Transferir oportunamente la información de los procedimientos de contratación ingresados a los sistemas SIGAF y COMPRARED al SIAC y verificar que la migración se haya realizado satisfactoriamente y de presentarse algún incidente comunicarse con el Call Center del Ministerio de Hacienda para lo que corresponda.
- Llevar un control de los Expedientes de cada contratación administrativa y mantener un archivo para la custodia de los documentos recibidos y de los Expedientes de cada Contratación; así como, velar porque conste en cada Expediente, el cumplimiento de los siguientes requisitos previos, sin perjuicio de la responsabilidad que le es propia al órgano o funcionario emisor de la orden de inicio del mismo:
a) Existencia de la decisión administrativa de dar inicio al procedimiento de contratación, emanada de autoridad competente.
b) Al Expediente se incorporarán todos los documentos relacionados con esa contratación, debidamente foliados y ordenados cronológicamente.
c) Que la necesidad de la contratación se encuentre debidamente justificada en el Expediente, por, quien corresponda.
d) Verificación presupuestaria. Cuando el Contrato implique erogación de recursos económicos, se constatará que el órgano competente haya verificado la efectiva disponibilidad de recursos para atender la obligación por contraer, o bien la existencia de financiamiento legalmente obtenido, o la obtención, en casos especiales, de las autorizaciones de los entes competentes que correspondan.
Deberá verificarse, asimismo, la existencia del documento de ejecución presupuestaria pertinente, debidamente tramitado conforme la ley, y en su caso certificación emitida por la correspondiente autoridad financiera institucional, en que conste que existen fondos suficientes para hacer frente al eventual obligación pecuniaria.
e) Proyecto del Cartel versión escrita y digital Verificación de las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicio que se requiera, y cuando corresponda, se verifiquen los plazos de entrega o de ejecución, valor estimado del negocio, entre otros. Esta verificación deberá ser efectuada atendiendo a la naturaleza del objeto contractual que se promueva y a las circunstancias que en cada caso concurran.
f) Determinar el tipo de contratación de acuerdo al límite presupuestario según los estratos definidos por la Contraloría General de la República, como lo determinado en el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa. - Atender las consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con sus funciones; así como, poner a disposición de todos los interesados un sistema de consulta expedita y de reproducción de documentos pertenecientes a los mismos.
- Realizar las labores de planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño de sus funciones; así como elaborar y enviar a publicar, en el Diario Oficial, el programa anual de adquisiciones del Ministerio y sus modificaciones.
- Elaborar, o adecuar los carteles o pliegos de condiciones que le sometan a consideración las dependencias requirentes de bienes y servicios, en los distintos procedimientos de contratación administrativa, dándole la publicidad necesaria, en los medios legalmente establecidos o en el Sistema electrónico de Compras Gubernamentales COMPARED y poner la información a disposición del público en general.
- Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación con base en los términos que contemple el Cartel de Licitación, y evaluar las elegibles conforme al sistema y método previsto en aquél, sometiendo sus conclusiones a la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones en las Licitaciones que lo requieran.
- Remitir al órgano interno designado para tal efecto, la respectiva documentación para que éste elabore el proyecto de formalización contractual cuando ello corresponda y gestione su respectiva suscripción; así como, la obtención del refrendo del Órgano Contralor o la aprobación interna, según corresponda.
- Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.
- Recibir, custodiar temporalmente y dar seguimiento a las garantías de participación y de cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos procedimientos de contratación, y recomendar en el ámbito interno del Ministerio lo pertinente en punto a su ejecución o devolución, según corresponda.
- Tramitar todo lo que corresponda a pagos al exterior, trámite de exenciones de impuestos y desalmacenaje de mercaderías.
- Registrar y mantener actualizada la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el Sistema electrónico de Compras gubernamentales (COMPRARED) y SIGAF, a fin de brindar información oportuna, confiable, y transparente a los administrados, respetando los procedimientos emanados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
- Generar en el sistema de Información de contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado Pedido, únicamente con posterioridad a que el correspondiente acto de adjudicación adquiera firmeza e incluir oportunamente en el Sistema de Presupuesto MOPT los Pedidos generados en el SIGAF; así como, los caducos que correspondan, manteniendo actualizados ambos sistemas.
- Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de Contratos, y en su caso imponer las respectivas sanciones. De imponerse alguna sanción, deberá comunicar al registro de Proveedores de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
- Mantener en coordinación con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, debidamente actualizado el Registro de Proveedores y de personas físicas y jurídicas inhibidas para contratar con la Administración y el Catálogo de Pedidos y precios de referencia, que administra la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
- Llevar a cabo los procedimientos administrativos tendentes a establecer la existencia del incumplimiento contractual, determinar y cuantificar los daños y perjuicios ocasionados y ordenar la ejecución de garantías, si aún se encuentran vigentes.
- Revisar las Solicitudes de Pedido, verificar su liberación por parte del Ejecutor de Programa, y liberarlas, cuando corresponda, en el Sistema de Presupuesto, Sistema MOPT y el SIGAF.
- Coordinar sus funciones con las demás dependencias y unidades administrativas del MOPT, del Ministerio de Hacienda y con las entidades externas contraloras, fiscalizadoras y ejecutoras del gasto público.
- Recibir y verificar en cada caso que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y cumplan con las respectivas condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas contratados. A dichos efectos podrá obtener la asesoría y criterio técnico de las dependencias pertinentes del Ministerio o de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. De lo anterior deberá rendir un informe escrito a la Dependencia correspondiente para la incorporación de la información respectiva en el Registro de Proveedores, y al Proveedor Institucional para la coordinación de la toma de las decisiones sancionatorias o resarcitorias que procedan en derecho, en el supuesto de incumplimientos de los contratistas, previa observancia del debido proceso en cada caso, por quien corresponda.
- Recibir, almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el Ministerio a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.
- Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno y en óptimas condiciones de traslado, los bienes adquiridos en acatamiento a lo establecido en el Reglamento de Administración de Bienes emitido por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativas. - Cumplir con la legislación vigente y con las normas y procedimientos establecidos en materia de su competencia, dictada por los entes competentes; así como, velar por su cumplimiento en otras dependencias del MOPT.
- Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere.
- Participar activamente en Consejos, Comisiones, Juntas Directivas y demás órganos que la normativa vigente estipule o por instrucción de los Jerarcas del Ministerio.
- Brindar asesoría técnica, en materia de su competencia, a todas las dependencias del MOPT, al Sector Infraestructura y Transportes, así como a otras instituciones, cuando así lo soliciten.
- Ejercer, sobre las dependencias del MOPT, en las que la naturaleza y especialidad de sus funciones lo demanden; la supervisión técnica por medio de directrices, disposiciones y circulares, así como, evaluar su puesta en práctica.
- Acatar las disposiciones que, en el ejercicio de la asesoría y supervisión técnica, ejerzan las dependencias del MOPT, informando de su labor cuando se le solicite.
- Rendir informes periódicos al Superior sobre las labores realizadas.
- Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.